Für erfolgreiche große Betriebe sind hochproduktive IT- und ERP-Systeme schon seit Jahren unverzichtbarer Bestandteil ihrer Unternehmensstrategie. Denn nach Jahren der Rationalisierung im Fertigungsprozess haben diese das Kostensenkungspotential in der Verwaltung erkannt und umgesetzt. Doch in vielen mittelständischen Betrieben sieht es heute noch anders aus: oft werden noch mehrere Software-Systeme parallel betrieben, was dazu führt, dass die IT als „rotes Tuch“ vom Unternehmer angesehen wird, weil sie nur Geld verschlingt, aber nicht den gewünschten Nutzen bringt. Doch genau dieser Systemwildwuchs verschließt auch den kleinen und mittelständischen Unternehmen die Vorteile einer unternehmensweiten ERP-Lösung.

ERP, das steht für Enterprise Resource Planning und stellt die datenverarbeitungstechnische Basis für jedes Unternehmen dar. Der Grundgedanke eines ERP-Systems ist dabei, alle unternehmensrelevanten Prozesse vom ersten Kontakt eines Interessenten über die Angebots- und Auftragsverwaltung, das Lagermanagement bis hin zum Rechnungswesen abzubilden. Das heißt: Schluss mit Insellösungen und Schluss mit doppelt und dreifach gespeicherten Informationen, denn die Nachteile dieser voneinander losgelösten und quasi nebeneinander her existierenden Systeme sind vielfältig.

So sind einige der im Einsatz befindlichen Systeme schlichtweg nicht mehr zeitgemäß. Oft handelt es sich um veraltete DOS oder Win 3.1 -Lösungen. Updates und Aktualisierungen existieren für diese Anwendungen in der Regel nicht mehr, weil entweder der Hersteller insolvent ist oder die benötigten Programmierer nicht mehr zur Verfügung stehen. Mit anderen Worten: die vor zehn oder fünfzehn Jahren gestellten Anforderungen werden zwar erfüllt, doch lässt sich kein weiteres Optimierungspotenzial mehr nutzen, da wichtige Funktionen, wie z.B. die Integration in die Office-Produkte oder die Anbindung externer Systeme, wie z.B. elektronische Archivierungen oder Internet, überhaupt nicht möglich sind.

Neben den entgangenen Chancen sind aber auch die Risiken zu bewerten, die solche Systeme zwangsläufig mit sich bringen: keinerlei Unterstützung bei Systemausfällen, fehlende Auskunftsmöglichkeiten gegenüber den Banken und Missachtung aktueller Gesetzgebung, insbesondere bei der digitalen Betriebsprüfung des Finanzamtes.

• Anforderungen an die IT durch Banken und Finanzamt.

Nicht wenige Unternehmer wurden bereits seitens der Banken angehalten, sich doch um eine auskunftsfähige ERP-Lösung zu kümmern. Eine Abwertung beim Rating ist im Falle bei Missachtung noch die harmloseste Reaktion. Ähnlich direkt gibt sich in der Zwischenzeit auch das Finanzamt: viele Betriebsprüfer wundern sich über die mangelnde Kenntnis der Unternehmer in Bezug auf die vor über vier Jahren geänderte Abgabenordnung und der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), durch die der Prüfer die Herausgabe der steuerlich relevanten Daten in einem bestimmten elektronischen Format zu verlangen hat.

Zudem erwarten viele Unternehmen von ihren Zulieferbetrieben die Bereitstellung von Daten in elektronischer Form. Ein gutes Beispiel ist hier Automotive, wo die elektronische Übermittlung z.B. von Lieferscheinen und Rechnungen mittels EDI heute schon strikte Voraussetzung eines Zulieferers ist.

• Vorbildhafte IT – Nutzen für das Unternehmen.

Was aber zeichnet eine vorbildliche ERP-Lösung aus? Entscheidend ist der Nutzen für das Unternehmen. Durch die Optimierung von Betriebsabläufen, den Wegfall von Mehrfacharbeiten und die Unterstützung der Anwender bei Ihrer täglichen Arbeit ergeben sich zeitliche Freiräume, die für die Generierung von zusätzlichem Umsatz genutzt werden können.

• Transparenz und Sicherheit.

Generell kann man sagen, dass ERP-Systeme sich wie ein roter Faden durch die Abläufe des gesamten Unternehmens ziehen. Alle Abteilungen, egal ob Einkauf, Verkauf oder Produktion arbeiten mit derselben Lösung. Das schafft maximale Transparenz. Informationen werden dabei zeitnah und gezielt im Unternehmen übermittelt. Wie wichtig diese Transparenz ist, wird spätestens dann deutlich, wenn die Buchhaltung einen Kunden wegen schlechtem Zahlungsverhalten bereits auf Liefersperre gesetzt hat, die Meldung aber nicht im Warenversand ankommt.

Natürlich muss auch das Sicherheitskonzept stimmig sein, damit der Zugriff auf Ihre Daten und Dokumente vor Unbefugten geschützt wird.

Auch in Hinblick auf die Zukunftssicherung des eigenen Unternehmens, spricht vieles für ein modernes ERP-System. Ein ERP-System sollte dem Unternehmenslenker sofort den Hinweis geben, wenn eine wirtschaftliche Schieflage zu entstehen beginnt. Und das wesentlich früher, als der Steuerberater dies aufgrund seiner Zahlen zu erkennen vermag. Dieser zeitliche Vorsprung hat schon so manches Unternehmen vor der Insolvenz gerettet. Oder betrachtet man die fortschreitende Internationalisierung: bereits heute haben auch kleinere Unternehmen ihre Niederlassungen in den aufstrebenden Lokalmärkten Osteuropas oder Fernosts. Diese Standorte müssen in der Lage sein, auf für sie wichtige Daten zuzugreifen. Der Austausch von Kopien und Faxen ist hierfür aber keine wirtschaftliche Lösung. Gleiches gilt natürlich auch für Filialen und Außendienstler. Wer hier ein effizientes Arbeiten anstrebt, muss die entsprechenden Systemvoraussetzungen schaffen.

• Fazit

Was größere Unternehmen schon lange vormachen ist auch für mittelständische Unternehmen dringend geboten: die Anschaffung einer modernen und unternehmensweiten ERP-Lösung sowie deren fortlaufende Optimierung. Das geht aber nur mit einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Lösungsanbieter. Voraussetzung dafür ist jedoch die Auswahl des für Sie richtigen Partners.

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Ein erfolgreiches Projekt mit Quintec läuft dabei in 4 Phasen ab:

1. Aufnahme der Ist-Situation beim Kunden incl. der Analyse der kundenspezifischen Abläufe. Aufnahme aller Anforderungen des Kunden.

2. Abbilden der Anforderungen auf die Lösung ZEPHIR Avenue. Dabei Entscheidung ob dies abbildbar ist oder nicht.

3. Einführung mit Installation, kundenspezifischer Anpassung und Schulungen, wenn im Schritt 2 ein positives Ergebnis ermittelt wurde.

4. Übergang in den Betriebszustand mit anschließendem Support.